Τα Έγγραφα Google διευκολύνουν την εργασία με μεγάλα έγγραφα

Τα βοηθητικά προγράμματα Google Workspace είναι δημοφιλείς λύσεις επεξεργασίας εγγράφων από την πλευρά τους, αλλά χρειάζονται περισσότερες βελτιστοποιήσεις και εργαλεία στο οπλοστάσιό τους για να πάρουν τη μάχη με ανταγωνιστές όπως τα εργαλεία του Microsoft Office και το Notion. Η Google μοχθεί συνεχώς γι’ αυτό και η τελευταία προσθήκη που διαπερνά σταδιακά το Workspace ονομάζεται Smart Canvas. Είναι πλέον στα Έγγραφα Google, επιτρέποντας τη δημιουργία προσαρμοσμένων δομικών στοιχείων και πτυσσόμενων ενοτήτων περιεχομένου.

Αν δεν το έχετε ακούσει, ο Έξυπνος Καμβάς της Google κάνει τις ροές εργασίας πιο διαισθητικές και απρόσκοπτες για τακτικούς χρήστες του Workspace. Με υποστήριξη για

προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία

, Οι χρήστες των Εγγράφων μπορούν απλώς να επιλέξουν οποιοδήποτε κείμενο, πίνακες και έξυπνες μάρκες θέλουν να επαναχρησιμοποιήσουν από το έγγραφό τους. Στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ μία φορά και επιλέξτε

Αποθήκευση ως προσαρμοσμένο δομικό στοιχείο

. Όπως και στο Notion, αυτά τα προσαρμοσμένα μπλοκ μπορούν να προστεθούν σε οποιοδήποτε μελλοντικό έγγραφο που επεξεργάζεται ο χρήστης, πληκτρολογώντας απλώς «@» ακολουθούμενο από το όνομα του προσαρμοσμένου δομικού στοιχείου.

Η δημιουργία και η χρήση προσαρμοσμένων δομικών στοιχείων είναι μάλλον απλή

Η δυνατότητα διευκολύνει πολύ την επαναχρησιμοποίηση ορισμένων στοιχείων ενός εγγράφου. Για παράδειγμα, κάποιος που πληκτρολογεί τακτικά επιστολόχαρτα μπορεί απλώς να δημιουργήσει ένα δομικό στοιχείο που περιέχει τις διευθύνσεις, τους χαιρετισμούς και τις γραμμές υπογραφής. Μακροπρόθεσμα, αυτή η λειτουργία Smart Canvas θα μπορούσε να εξοικονομήσει τους χρήστες αρκετές ώρες στον εντοπισμό και την επεξεργασία προεπιλεγμένων προτύπων για χρήση. Επιπλέον, αυτά τα δομικά στοιχεία αποθηκεύονται όλα ως ξεχωριστά αρχεία Εγγράφων ομαδοποιημένα σε έναν φάκελο, ώστε να μπορείτε να τα επισκέπτεστε ξανά και να τα τροποποιείτε ανά πάσα στιγμή.

Επιπλέον, εάν έχετε την αποστολή να δημιουργήσετε ή να περιηγηθείτε σε όγκους κειμένου στα Έγγραφα, η υποστήριξη που προστέθηκε πρόσφατα για πτυσσόμενες ενότητες είναι πραγματικά μια ευλογία. Όπως και η τεκμηρίωση υποστήριξης της Google, μπορείτε απλώς να συμπτύξετε τις ενότητες που θέλετε να παραλείψετε και να επεκτείνετε αυτές που θέλετε να διαβάσετε. Το χαρακτηριστικό είναι κατ’ αρχήν παρόμοιο με τον πίνακα περιεχομένων που δημιουργήθηκε χρησιμοποιώντας στυλ παραγράφου, αλλά φαίνεται πολύ πιο διαισθητικό στη χρήση.

Πτυσσόμενες υποκεφαλίδες στα Έγγραφα Google

Επίσης, οι συντάκτες εγγράφων μπορούν να ορίσουν την προεπιλεγμένη κατάσταση των επικεφαλίδων ενοτήτων σε αναπτυγμένες ή σε σύμπτυξη. Άλλοι θεατές και άτομα με πρόσβαση σε επίπεδο σχολιαστών μπορούν να επεκτείνουν ή να συμπτύξουν ενότητες κατά βούληση, αλλά το έγγραφο θα επανέλθει στην προεπιλεγμένη κατάσταση κατά την έξοδό τους.

Εάν είστε βαρύς χρήστης των Εγγράφων που δυσκολεύεστε να ξεκινήσετε με προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία ή πτυσσόμενα τμήματα, ίσως να μην χρειαστεί να περιμένετε πολύ για αυτές τις λειτουργίες. Το πρώτο ξεκίνησε να κυκλοφορεί στις 16 Μαΐου και θα είναι διαθέσιμο στους περισσότερους χρήστες του Workspace έως τις 20 Ιουνίου. Η Google προσδιορίζει ότι αυτή η λειτουργία προορίζεται μόνο για ορισμένους τύπους λογαριασμών ανώτερου επιπέδου Workspace και όχι για προσωπικούς κατόχους λογαριασμών Google. Εν τω μεταξύ, οι πτυσσόμενες ενότητες ξεκίνησαν επίσης να κυκλοφορούν στις 16 Μαΐου και θα πρέπει να φτάσουν σε όλους τους κατόχους του Workspace και προσωπικού λογαριασμού Google έως τις 15 Ιουνίου.