Πώς να μειώσετε το μέγεθος αρχείου στο Microsoft Office

Στον κόσμο που ζούμε σήμερα, η ικανότητα να επεξεργασία και διαχείριση δεδομένων Είναι ένα κρίσιμο εργαλείο. Είναι προφανές ότι η πρόοδος στον τομέα της πληροφορικής έχει κάνει σχεδόν όλες τις πληροφορίες που χειρίζονταν προηγουμένως να περάσουν ψηφιοποιώ. Όποιος χρησιμοποιεί τακτικά τεχνολογίες, κινητές συσκευές και υπολογιστές ξέρει πώς περιλαμβάνει εικόνες, διαφάνειες, γραφήματα ή άλλα οπτικά στοιχεία στα αρχεία ή τις παρουσιάσεις τους, ωστόσο, οι περισσότεροι δεν ξέρουν πώς μπορούν βελτιστοποιήστε το βάρος αυτών των στοιχείων για να λειτουργήσει η συσκευή γρηγορότεραεπομένως η αποτελεσματικότητα κατά την εργασία με αρχεία γίνεται μια χρήσιμη ικανότητα για να ξεχωρίζετε από την πλειοψηφία.

Εάν βρίσκεστε σε αυτήν την ομάδα, αλλά θέλετε να εμβαθύνετε σε αυτό το μονοπάτι προς Μάθετε πώς να διαχειρίζεστε καλύτερα την αποθήκευση, τη βελτιστοποίηση και τη χρήση αρχείων, είμαστε σίγουροι ότι αυτό το άρθρο μπορεί να σας βοηθήσει να αποκτήσετε αυτό που ψάχνετε. Χωρίς αμφιβολία, σας ενθαρρύνουμε να συνεχίσετε να διαβάζετε, καθώς θα αφαιρέσετε πολύ χρήσιμα εργαλεία που μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τώρα για να απλοποιήστε και συμπιέστε το βάρος των αρχείων σας και έτσι, βελτιώστε την εργασιακή σας εμπειρία και την απόδοση της συσκευής σας που χρησιμοποιείτε

Η σημασία της βελτιστοποίησης αρχείων

Πριν μιλήσουμε για πώς μπορούμε να μειώσουμε το μέγεθος των αρχείων μαςείναι σημαντικό να σχολιάσετε γιατί αυτή η απλή εργασία είναι τόσο σημαντική βελτίωση της αποτελεσματικότητας της εργασίας μας. Ίσως αν δεν κάνετε συνήθως παρουσιάσεις ή τα αρχεία με τα οποία εργάζεστε περιλαμβάνουν μόνο κείμενο, δεν θα έχετε πρόβλημα να εργαστείτε μαζί τους. Αντίθετα, εάν συμπεριλάβετε εικόνες στα έγγραφά σας, υπερσυνδέσμους, λεπτομερή γραφικά ή άλλα παρόμοια οπτικά στοιχεία, είναι ζωτικής σημασίας να ξεκινήσετε τη συμπίεση των αρχείων, ειδικά εάν χρησιμοποιείτε αυτόν τον τύπο παρουσίασης για εργασία ή συχνά Η ταχύτητα αποθήκευσης και φόρτωσης του υπολογιστή σας θα επηρεαστεί.

Ένας από τους βασικούς λόγους είναι αυτός συμπίεση αρχείων κάνει αυτά μικρότερο μέγεθος και, κατά συνέπεια, θα έχετε περισσότερα ευκολία λήψης και μεταφοράς τους. Επιπλέον, η επεξεργασία τους θα είναι επίσης πολύ πιο γρήγορη.

Είναι επίσης ένας χρήσιμος τρόπος για να οργανώστε φακέλους με πλήθος αρχείων. Για να γκαταπιέστε μεγάλες ποσότητες αρχείων σε αυτό που είναι γνωστό ως “βιβλιοπωλεία«, το βάρος αυτών των δεδομένων μειώνεται σημαντικά. Αυτό είναι κάτι που χρησιμοποιείται πολύ συχνά κατά τη λήψη αρχείων, καθώς είναι πολύ πιο γρήγορο.

Εναλλακτικές λύσεις για τη συμπίεση αρχείων στο Microsoft Office

Στη συνέχεια, θα παρουσιάσουμε διαφορετικά εναλλακτικές λύσεις ώστε να μπορείτε να μειώσετε και να βελτιστοποιήσετε το μέγεθος των αρχείων σας στις κύριες εφαρμογές εργασίας του Office: Word, PowerPoint και Excelαφού είναι τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα και περιλαμβάνουν βαριά στοιχεία.

Βελτιστοποιήστε το PowerPoint

Το PowerPoint είναι ένα βασικό εργαλείο της Microsoft που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία παρουσιάσεων πολύ οπτικά ενσωματώνοντας διαφάνειες που συνήθως συνδυάζουν κείμενο, εικόνες, ακόμη και βίντεο. Ως εκ τούτου, αυτόςΤα αρχεία συνήθως έχουν μεγάλο βάρος και είναι σημαντικό να προσπαθήσεις συμπίεση των στοιχείων που εισάγουμε, ειδικά εικόνες και βίντεο, οπότε θα εστιάσουμε σε αυτά. Θα πρέπει μόνο να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:

1. Το πρώτο πράγμα που θα πρέπει να κάνετε είναι Εισαγάγετε την εικόνα που θέλετε να βελτιστοποιήσετε στη διαφάνεια. Επιλέξτε αυτήν την εικόνα κάνοντας κλικ πάνω της.
2. Μέσα σε αυτό καλύτερο μενού κάντε κλικ στην επιλογή «Μορφή«. Εδώ θα εμφανιστούν διαφορετικές επιλογές, μεταξύ των οποίων μπορείτε προσαρμόστε τη φωτεινότητα και την αντίθεση της εικόνας, τροποποιήστε το μέγεθός της, συμπεριλάβετε κορνίζες φωτογραφιών…
3. επιλέξτε “Συμπίεση εικόνων«. Εδώ μπορείτε να βελτιστοποιήσετε με απλό τρόπο ή με προηγμένο τρόπο κάνοντας κλικ στις επιλογές, όπου μπορείτε επιλέξτε ποιότητα εικόνας ανάλογα με τη χρήση που πρόκειται να του δώσετε. Όσο χαμηλότερη είναι η ποιότητα, τόσο μικρότερο είναι το μέγεθος. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε εάν θέλετε να συμπιέσετε όλες τις εικόνες στην παρουσίαση ή μόνο αυτές που θέλετε. Απλά με αυτήν την ενέργεια θα απλοποιήσετε το μέγεθος του PowerPoint και θα είναι πιο εύκολο να φορτωθεί και να μεταφερθεί.

Βελτιστοποίηση του Word

λόγια σίγουρα είναι το η πιο χρησιμοποιούμενη εφαρμογή του Microsoft Office και, αν και αρχικά χρησιμοποιήθηκε απλώς ως έγγραφο κειμένου και το βάρος του δεν ήταν πολύ υψηλό, επί του παρόντος μπορούν να εισαχθούν στοιχεία όλων των ειδών όπως εικόνες, σύνδεσμοι, μεταβάσεις… Εδώ θα σας δώσουμε μερικές βασικές συμβουλές για να μειώσετε το μέγεθος των εγγράφων σας.

Όπως και στο PowerPoint, αν συμπεριλάβουμε εικόνες το βάρος του αρχείου θα αυξηθεί, αλλά μπορούμε Συμπιέστε αυτές τις εικόνες για να το κάνετε πιο αποτελεσματικό. Για να το κάνουμε αυτό θα ακολουθήσουμε τα ίδια βήματα όπως στην προηγούμενη περίπτωση. Θα πρέπει να επιλέξτε την εικόνα, μεταβείτε στο “Μορφοποίηση” και κάντε κλικ στο “Βελτιστοποίηση εικόνων”.

Μια σημαντική πτυχή είναι επίσης η μορφή αρχείου που χρησιμοποιούμε κατά την αποθήκευση. Συνήθως σώζεται προεπιλογή σε .docx ή .doc. Αλλά αν είναι ένα αρχείο που έχει ήδη ολοκληρωθεί, συνιστούμε τη μετατροπή σε .pdf δεδομένου ότι συμπίεση του αρχείου πολύ και, επιπλέον, η παρουσίαση είναι περισσότερο ΚΑΘΑΡΗ.

Ένας άλλος παράγοντας που πρέπει να λάβουμε υπόψη είναι περιορίζουν ή μειώνουν, στο μέτρο του δυνατού, οπτικά εφέ και στοιχεία που αυξάνουν το μέγεθος των αρχείων μας. Για παράδειγμα, αποφύγετε την προσθήκη εφέ σελίδας, υδατογραφήματα, γραμματοσειρές θέματος και χρώματα.

Βελτιστοποιήστε το Excel

Αν και τα έγγραφα Προέχω Δεν είναι συνήθως βαριές, αν εργαζόμαστε με μεγάλες ποσότητες δεδομένων και τύπων είναι πιθανό να επηρεαστεί η εμπειρία μας. επιβραδύνθηκε. Με αυτά τα απλά βήματα μπορείτε να συμπιέσετε αυτά τα αρχεία εύκολα.

Κάτι που μπορούμε να αρχίσουμε να χρησιμοποιούμε τώρα για να απλοποιήσουμε αυτά τα υπολογιστικά φύλλα είναι αλλαγή μορφής αρχείου. Δηλαδή, αντί να αποθηκεύεται από προεπιλογή σε μορφή .xlsx, θα το κάνουμε σε .xlsb που συμπιέζει και βελτιστοποιεί το μέγεθος και το βάρος.

Συνιστάται επίσης διαγράψτε όλα τα περιττά δεδομένακαθώς κρυφές στήλες που καταλαμβάνουν χώρο και, κυρίως, αποφύγετε τη χρήση πολύπλοκων τύπων για τη λειτουργία με τα δεδομένα, εκτός εάν είναι απολύτως απαραίτητο. Οι τύποι του Excel αυξάνουν το μέγεθος του αρχείου, οπότε αν είναι δυνατόν Θα προσπαθήσουμε να χρησιμοποιήσουμε πιο απλά.

Μπορούμε να δουλέψουμε με γραφικά και εικόνες, αλλά είναι πάντα σκόπιμο να γΚάντε κλικ σε αυτά τα στοιχεία για να βελτιώσετε την απόδοση στο υπολογιστικό φύλλο. Μπορούμε να το κάνουμε με τον τρόπο που έχουμε εξηγήσει προηγουμένως.