5 κόλπα για το Word που θα σας βοηθήσουν να είστε πιο γρήγοροι

Παρά τις εναλλακτικές που υπάρχουν, το Word εξακολουθεί να είναι το αγαπημένο πρόγραμμα για εκατομμύρια χρήστες σε όλο τον κόσμο κατά τη δη

μι

ουργία εγγράφων κειμένου. Είναι ένα βασικό εργαλείο εργασίας για πολλούς, επομένως είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να το χρησιμοποιείτε καλά και να αξιοποιείτε στο έπακρο. Σε αυτή την ανάρτηση σας παρουσιάζουμε

5 κόλπα για το Word που θα μας βοηθήσουν να είμαστε πιο γρήγοροι

και, ως εκ τούτου, πιο παραγωγική.

Είναι αλήθεια ότι όποιος χρησιμοποιεί αυτό το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου τακτικά γνωρίζει ήδη τα πιο βασικά κόλπα και λειτουργίες. Θα επικεντρωθούμε σε μερικές ελάχιστα γνωστές συμβουλές. Η ανακάλυψη τους και η εξοικείωση με τη χρήση τους μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά για πολλούς από εδώ και στο εξής.

Συμβουλή 1: Δημιουργήστε γρήγορα κείμενο για

δοκιμή

Πολλές φορές βρισκόμαστε στην ανάγκη να έχουμε ένα

δοκιμαστικό κείμενο

για να ελέγξετε τη μορφή και να δοκιμάσετε διαφορετικές ρυθμίσεις μέχρι να βρούμε την τελική εμφάνιση που αναζητούμε για το έγγραφό μας. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν θέλουμε να ετοιμάσουμε ένα κείμενο για να το παρουσιάσουμε στο αφεντικό μας, στον δάσκαλό μας ή σε έναν πελάτη που θέλουμε να πείσουμε για κάτι.

Πολλοί χρήστες δεν γνωρίζουν ότι για αυτό

δεν είναι

απαραίτητο να καταφύγουν σε καμία εξωτερική συσκευή δημιουργίας κειμένου ή να πραγματοποιήσουν οποιοδήποτε είδος αναζήτησης στο Διαδίκτυο. Το Word έχει ένα κόλπο για εμάς. Δύο επιλογές του

δημιουργήστε μερικές παραγράφους τυφλού κειμένου, εικονικού κειμένου ή κειμένου συμπλήρωσης

(το περίφημο κείμενο Lorem Ipsum που έχουμε δει τόσες φορές).

Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:

1. Πρώτα από όλα, ανοίγουμε το πρόγραμμα Microsoft Word.
2. Στη συνέχεια, τοποθετούμε τον κέρσορα στο σημείο του εγγράφου όπου θέλουμε να προσθέσουμε το κείμενο.
3. Εκεί γράψαμε αυτό:
   
   =lorem().
   
4. Για να ολοκληρώσετε, πατήστε Enter.

Για

επιλέξτε το μέγεθος αυτού του κειμένου δοκιμής

Πρέπει να εισαγάγετε μια σειρά τιμών μέσα στις παρενθέσεις. Εάν αφήσουμε αυτό το διάστημα κενό, ο κώδικας του Word θα προσθέσει τρεις παραγράφους από τρεις γραμμές η καθεμία από προεπιλογή. Για να αλλάξετε αυτήν τη ρύθμιση, πρέπει να εισαγάγετε αριθμητικές

τιμές

. Ένα παράδειγμα: αν γράψουμε

=lorem(4,6)

Θα δημιουργηθεί ένα κείμενο τεσσάρων παραγράφων των έξι γραμμών η καθεμία.

Κόλπο 2: Γνωρίστε τον αριθμό των λέξεων και των γραμμάτων στο κείμενό σας

Ένα άλλο από τα κόλπα του Word που θα μας βοηθήσει περισσότερο είναι αυτό που μας επιτρέπει να γνωρίζουμε πόσες λέξεις, γράμματα και χαρακτήρες περιέχει το κείμενό μας. Αυτό είναι σημαντικό γιατί πολλές φορές πρέπει

γράψτε ένα κείμενο με ελάχιστο ή μέγιστο μήκος.

Αυτό είναι χρήσιμο τόσο για τον έλεγχο του μεγέθους ενός ολοκληρωμένου κειμένου όσο και για τον έλεγχο της προόδου του κειμένου που επεξεργαζόμαστε.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες, πρέπει να κάνετε μόνο δύο βήματα:

1. Πρώτα, ας πάμε στο
   
   Μενού κριτικής
   
   .
2. Εκεί επιλέγουμε
   
   την επιλογή «Μετρήστε λέξεις».
   
   .

Είναι επίσης δυνατό να εκτελέσετε αυτό το ερώτημα μέσω μιας συντόμευσης πληκτρολογίου, συγκεκριμένα του

συνδυασμός πλήκτρων Ctrl + Shif + G.

Είτε χρησιμοποιώντας τη μία είτε την άλλη μέθοδο, το αποτέλεσμα είναι το ίδιο: θα εμφανιστεί ένα μικρό παράθυρο με πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό των λέξεων και των χαρακτήρων (μετρώντας κενά ή όχι) του κειμένου μας, καθώς και άλλα δεδομένα όπως ο αριθμός των σελίδων ή παραγράφους.

Κόλπο 3: Η ημερομηνία και η ώρα ενημερώνονται αυτόματα

Πολλοί χρήστες γνωρίζουν ήδη πώς να εισάγουν μια ημερομηνία και ώρα σε ένα έγγραφο. Δεν έχει πολλές περιπλοκές, απλώς μεταβείτε στην καρτέλα

“Εισάγετε”

άνοιξε το

Μενού κειμένου

και κάντε κλικ στην επιλογή

“Ημερομηνία και ώρα”

. Με αυτό, προστίθεται μια σταθερή ημερομηνία και ώρα με τη μορφή που θέλουμε. Ωστόσο, εάν αυτό που θέλουμε είναι να ενημερωθούν αυτά τα δεδομένα, αυτό είναι το κόλπο που πρέπει να χρησιμοποιήσουμε:

1. Για να ξεκινήσουμε, ας πάμε στην καρτέλα
   
   “Εισάγετε”.
   
2. Στη συνέχεια επιλέγουμε το
   
   Μενού κειμένου.
   
3. Στη συνέχεια, πηγαίνουμε στην επιλογή
   
   “Ημερομηνία και ώρα”.
   
4. Εκεί, αφού επιλέξουμε την επιθυμητή μορφή, επιλέγουμε το πλαίσιο
   
   “Αυτόματη
   
   ενημέρωση
   
   .”
   

Με αυτόν τον τρόπο, η ημερομηνία και η ώρα θα ενημερώνονται κάθε φορά που κάποιος ανοίγει το έγγραφο. Τόσο απλό.

Συμβουλή 4: Εκτυπώστε περισσότερες από μία σελίδες ανά φύλλο

Αυτό είναι ένα απλό κόλπο που έχει και ενδιαφέρουσες πρακτικές εφαρμογές. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι

πολύ χρήσιμο όταν θέλουμε να κάνουμε μια γρήγορη ανασκόπηση ενός μεγάλου εγγράφου

. Αυτή η εργασία θα είναι πάντα πιο γρήγορη και ευκολότερη εάν μπορούμε να προβάλουμε πολλές σελίδες σε ένα μόνο τυπωμένο φύλλο.

Τι πρέπει να κάνετε λοιπόν για να εκτυπώσετε περισσότερες από μία σελίδες ανά φύλλο; Απλώς πρέπει να πάμε στην επιλογή εκτύπωσης στην κορδέλα εντολών (ο συνδυασμός πλήκτρων Ctrl + P λειτουργεί επίσης) και να πάμε στο

το πλαίσιο με την ένδειξη «Σελίδες ανά φύλλο».

Σε αυτό επιλέγουμε τον αριθμό των σελίδων που θέλουμε να εκτυπώσουμε σε κάθε φύλλο.

Αυτό το κόλπο όχι μόνο θα μας βοηθήσει να εξοικονομήσουμε χρόνο και να είμαστε πιο αποτελεσματικοί, αλλά και να

εξοικονομήστε χαρτί (και χρήματα)

που έχει επίσης τη σημασία του.

Συμβουλή 5: Αυξήστε ή μειώστε το μέγεθος της γραμματοσειράς μιας λέξης ή φράσης

Για να ολοκληρώσουμε, αναλύουμε ένα από τα πιο απλά και πρακτικά κόλπα του Word για να δώσουμε στα κείμενά μας τη μορφή και το νόημα που αναζητούμε:

πώς να αυξήσετε ή να μειώσετε το μέγεθος της γραμματοσειράς

είτε πρόκειται για μια συγκεκριμένη λέξη είτε για μια ολόκληρη φράση.

Τις περισσότερες φορές, είναι απαραίτητο να τροποποιηθεί η ομοιομορφία του κειμένου για να δομηθεί σε τίτλους, υπότιτλους, ενότητες κ.λπ. Οι λίστες χρησιμοποιούνται για τη λίστα στοιχείων, η έντονη γραφή για την επισήμανση ορισμένων τμημάτων κ.λπ. Και σε πολλές περιπτώσεις, αυτή η μοντελοποίηση βασίζεται στο ρετουσάρισμα του μεγέθους γραμματοσειράς μιας ή περισσότερων λέξεων. Κάτι που στην πραγματικότητα είναι πολύ απλό:

1. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι
   
   επιλέξτε κείμενο
   
   του οποίου το μέγεθος θέλετε να αλλάξετε: μία ή περισσότερες λέξεις, μια ολόκληρη παράγραφο κ.λπ.
2. Στη συνέχεια, στην κορδέλα εργαλείων του Word, πηγαίνουμε στην ομάδα
   
   “Αρχή”.
   
3. Εκεί επιλέγουμε την ομάδα εντολών
   
   “Κρήνη”.
   
4. Στο αναπτυσσόμενο κουμπί, επιλέγουμε
   
   “Μέγεθος”.
   
5. Τέλος, πρέπει να εντοπίσουμε το μέγεθος της γραμματοσειράς που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε και να κάνουμε κλικ σε αυτό.

Αυτά είναι μόνο πέντε πρακτικά κόλπα που θα είναι πραγματικά χρήσιμα όταν εργάζεστε με έγγραφα του Word. Προφανώς, υπάρχουν πολλά άλλα που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε, μερικά από τα οποία έχουμε ήδη μιλήσει στο παρελθόν σε αυτό το blog: πώς να αριθμήσετε σελίδες, πώς να βάλετε λεζάντα, πώς να προσαρμόσετε τα περιθώρια και πολλά άλλα.