Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε πρότυπα στα Έγγραφα Google
Αν και μπορεί να φαίνεται εύκολο, το να γράψεις κάτι από την αρχή δεν είναι τόσο εύκολο όσο νομίζουν οι άνθρωποι. Ακόμη και οι καλύτεροι επαγγελματίες αμφιβάλλουν για τις ικανότητές τους όταν αντιμετωπίζουν μια κενή οθόνη και τον κέρσορα που αναβοσβήνει. Είτε γράφετε ένα βιογραφικό είτε μια αναφορά πωλήσεων, το να έχετε ένα σημείο εκκίνησης μπορεί να σας βοηθήσει να ξεπεράσετε αυτό το εμπόδιο και να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας. Εκεί μπορούν να βοηθήσουν τα πρότυπα των Εγγράφων Google. Τα Έγγραφα Google προσφέρουν δεκάδες πρότυπα για βιογραφικά, σημειώσεις συσκέψεων, επίσημες επιστολές, προτάσεις έργων και πολλά άλλα, τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως δομικό στοιχείο ή έμπνευση.
Τα Έγγραφα Google σάς επιτρέπουν επίσης να δημιουργείτε και να προσθέτετε τα δικά σας πρότυπα. Τα προσαρμοσμένα πρότυπα σάς εξοικονομούν χρόνο από την επανειλημμένη δημιουργία του ίδιου εγγράφου και μειώνουν την πιθανότητα να κάνετε λάθη. Το καλύτερο μέρος είναι ότι μόλις προσθέσετε ένα πρότυπο, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε από οποιαδήποτε συσκευή. Επομένως, είτε χρησιμοποιείτε τα Έγγραφα Google στον φορητό υπολογιστή σας, στο smartphone Android ή σε ένα από τα νέα λαμπερά Chromebook, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα για να βελτιώσετε τη ροή εργασίας σας. Εάν δεν χρησιμοποιείτε πρότυπα Εγγράφων Google, χάνετε μια βασική λειτουργία των Εγγράφων Google. Λοιπόν, ας μάθουμε πώς να δημιουργείτε και να χρησιμοποιείτε πρότυπα στα Έγγραφα Google.
Πώς να δημιουργήσετε πρότυπα στα Έγγραφα Google
Τα Έγγραφα Google επιτρέπουν στους χρήστες να δημιουργούν και να ανεβάζουν προσαρμοσμένα πρότυπα, αλλά δεν μπορούν όλοι οι χρήστες να χρησιμοποιήσουν αυτήν τη δυνατότητα. Η δυνατότητα προσαρμοσμένου προτύπου είναι διαθέσιμη μόνο για χρήστες Business Standard και Business Plus, μαζί με εκπαιδευτικούς και μη κερδοσκοπικούς λογαριασμούς. Μπορείτε να ελέγξετε την πλήρη λίστα των υποστηριζόμενων λογαριασμών μεταβαίνοντας στο Σελίδα Κέντρου βοήθειας Google.
Εάν ο λογαριασμός σας στο Google Workspace υποστηρίζεται, αλλά εξακολουθείτε να μην βλέπετε τη λειτουργία προσαρμοσμένων προτύπων, σημαίνει ότι ο διαχειριστής του λογαριασμού σας έχει απενεργοποιήσει αυτήν τη λειτουργία. Για να επιλύσετε αυτό το ζήτημα, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή του λογαριασμού σας και ζητήστε του να ενεργοποιήσει αυτήν τη δυνατότητα. Εάν είστε διαχειριστής λογαριασμού, ανοίξτε την κονσόλα διαχειριστή, κάντε κλικ στο μενού χάμπουργκερ και μεταβείτε στο Εφαρμογές > Google Workspace > Drive και Έγγραφα > Πρότυπα για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα στους χρήστες.
Μόλις ο λογαριασμός σας ικανοποιήσει όλες τις απαιτήσεις, μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα. Για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα, δημιουργήστε το αρχείο ή τα αρχεία προτύπου στα Έγγραφα Google. Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Συλλογή προτύπων είναι διαθέσιμη στην αρχική σας σελίδα των Εγγράφων Google. Εάν δεν το βλέπετε, ανοίξτε το μενού χάμπουργκερ και χρησιμοποιήστε τον πίνακα Ρυθμίσεις για να το ενεργοποιήσετε.
- Ανοιξε Έγγραφα Google στο πρόγραμμα περιήγησής σας και κάντε κλικ Γκαλερί προτύπων.
- Επιλέξτε το όνομα του οργανισμού σας και επιλέξτε το Υποβολή προτύπου επιλογή.
- Κάντε κλικ στο Επιλέξτε ένα έγγραφο κουμπί για να επιλέξετε το αρχείο προτύπου που δημιουργήσατε.
- Επιλέξτε το αρχείο προτύπου και κάντε κλικ στο Ανοιξε κουμπί.
- Ονομάστε το πρότυπο και δώστε του μια κατηγορία. Μπορείτε επίσης να υποβάλετε ένα αντίγραφο του αρχείου αντί για το αρχικό αρχείο. Κάντε κλικ στο υποβάλλουν κουμπί για να αποθηκεύσετε το πρότυπό σας.
Πώς να χρησιμοποιήσετε πρότυπα στα Έγγραφα Google
Εκτός από τα προσαρμοσμένα πρότυπα που δημιουργήσατε, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε περισσότερα από 50 ενσωματωμένα πρότυπα που εστιάζουν σε διαφορετικές εργασίες γραφής, όπως επιστολές, δοκίμια, σημειώσεις τάξης, βιογραφικά και εργασίες γραφείου. Τα καλά νέα είναι ότι αυτά τα πρότυπα είναι διαθέσιμα τόσο για το Google Workspace όσο και για τους δωρεάν χρήστες του λογαριασμού Google. Έτσι, ακόμα κι αν χρησιμοποιείτε προσωπικό λογαριασμό Gmail, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα πρότυπα.
Πώς να ανοίξετε ένα πρότυπο στα Έγγραφα Google στον ιστό
- Ανοιξε Έγγραφα Google σε ένα πρόγραμμα περιήγησης και τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας πάνω από το Προσθήκη (+) κουμπί στην κάτω δεξιά γωνία.
- Κάντε κλικ στο πρότυπο κουμπί για να ανοίξετε τη συλλογή προτύπων.
- Εναλλακτικά, ανοίξτε το Εφαρμογή Google Drive στο πρόγραμμα περιήγησής σας και κάντε κλικ στο Νέος κουμπί.
- Κάντε κλικ στο Προσθήκη (+) πατήστε και επιλέξτε Έγγραφα Google > Από ένα πρότυπο.
- Για να χρησιμοποιήσετε το προσαρμοσμένο πρότυπο, επιλέξτε το όνομα του οργανισμού σας και επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
- μεταβείτε στο Γενικός καρτέλα για πρόσβαση στα ενσωματωμένα πρότυπα. Εάν ο λογαριασμός σας δεν υποστηρίζει προσαρμοσμένα πρότυπα, η καρτέλα Γενικά είναι η μόνη επιλογή που βλέπετε.
- Επεξεργαστείτε το πρότυπο για να ταιριάζει στις ανάγκες σας.
Πώς να προσθέσετε ένα πρότυπο στο Android
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ίδια βήματα στη συσκευή σας Android για να ξεκινήσετε ένα έγγραφο με ένα πρότυπο. Κάντε κλικ στο Προσθήκη (+) πατήστε στην κάτω δεξιά γωνία και επιλέξτε το Επιλέξτε πρότυπο κουμπί για έναρξη.
Πώς να προσθέσετε ένα πρότυπο σε ένα ανοιχτό αρχείο Εγγράφων Google
Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ένα πρότυπο σε ένα ανοιχτό κενό έγγραφο των Εγγράφων Google.
- Ανοίξτε ένα έγγραφο των Εγγράφων Google και κάντε κλικ στο Αρχείο μενού.
- Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας πάνω Νέος και επιλέξτε το Από τη συλλογή προτύπων επιλογή.
- Θα δείτε την ίδια συλλογή προτύπων όπως πριν. Επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
- Ξεκινήστε να το επεξεργάζεστε σύμφωνα με τις ανάγκες σας.
Πώς να εμφανίσετε τη συλλογή προτύπων στην αρχική σελίδα των Εγγράφων Google
Μπορείτε επίσης να εμφανίσετε τη συλλογή προτύπων στην αρχική σελίδα των Εγγράφων Google για πρόσβαση στα πρότυπα που προσφέρει η Google.
- Ανοιξε το Αρχική σελίδα Εγγράφων Google και κάντε κλικ στο μενού χάμπουργκερ στην επάνω αριστερή γωνία.
- Κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις μενού.
- Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου κάτω από την επικεφαλίδα Πρότυπα και κάντε κλικ στο Εντάξει κουμπί για αποθήκευση αλλαγών.
- Η αρχική σελίδα των Εγγράφων Google εμφανίζει τη συλλογή προτύπων. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί για να αποκτήσετε πρόσβαση στα πρότυπα, συμπεριλαμβανομένων των προσαρμοσμένων προτύπων σας.
Πώς να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο Εγγράφων Google με έναν προσωπικό λογαριασμό Google
Εάν χρησιμοποιείτε έναν προσωπικό λογαριασμό Google ή έναν από τους λογαριασμούς Google Workspace που δεν υποστηρίζουν προσαρμοσμένα πρότυπα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λύση για τη χρήση προτύπων στα Έγγραφα Google. Δεν θα είναι τόσο εύκολο και απαιτεί κάποια επιπλέον βήματα, αλλά είναι καλύτερο από το να δημιουργείτε ξανά έγγραφα ξανά και ξανά.
Πώς να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο
- Ανοιξε το Εφαρμογή Ιστού Google Docs και ξεκινήστε ένα κενό έγγραφο.
- Εισαγάγετε ένα όνομα εγγράφου στο πεδίο ονόματος. Μια καλή πρακτική είναι να συμπεριλάβετε τη λέξη “πρότυπο” στο όνομα του αρχείου για να είναι εύκολα αναγνωρίσιμο.
- Δημιουργήστε έναν φάκελο για να αποθηκεύσετε τα πρότυπά σας σε ένα μέρος. Κάντε κλικ στο Κίνηση εικονίδιο και επιλέξτε το Νέος φάκελος επιλογή.
- Δώστε του ένα αναγνωρίσιμο όνομα και κάντε κλικ στο μπλε σημάδι ελέγχου.
- Επίλεξε το Κίνηση εδώ κουμπί για να αποθηκεύσετε το αρχείο προτύπου σας.
- Εισαγάγετε το περιεχόμενο του προτύπου σας και αποθηκεύστε το.
Πώς να ανοίξετε και να χρησιμοποιήσετε το προσαρμοσμένο πρότυπο από το Google Drive
- Την επόμενη φορά που θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρότυπο, ανοίξτε Google Drive στο πρόγραμμα περιήγησής σας και εντοπίστε το φάκελο προτύπων που δημιουργήσατε.
- Ανοίξτε το φάκελο και κάντε δεξί κλικ στο πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
- Επίλεξε το Κάνε ένα αντίγραφο επιλογή για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του προτύπου σας.
- Σύρετε και μετακινήστε το αρχείο έξω από το φάκελο του προτύπου σας.
- Κάντε κλικ για να ανοίξετε το αρχείο, να το μετονομάσετε και να αρχίσετε να εργάζεστε.
Πώς να ανοίξετε και να χρησιμοποιήσετε το προσαρμοσμένο πρότυπο από τα Έγγραφα Google
- Εναλλακτικά, για να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο που δημιουργήσατε, ανοίξτε την αρχική σελίδα των Εγγράφων Google και εντοπίστε το αρχείο προτύπου που δημιουργήσατε.
- Ανοίξτε το πρότυπο και χρησιμοποιήστε το Αρχείο μενού για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του προτύπου εγγράφου σας.
- Μετονομάστε το νέο αρχείο και χρησιμοποιήστε την επιλογή φακέλου για να επιλέξετε μια θέση εκτός του φακέλου του προτύπου σας.
- Κάντε κλικ στο Κάνε ένα αντίγραφο κουμπί για να αποθηκεύσετε το νέο έγγραφο και να αρχίσετε να εργάζεστε σε αυτό.
Δημιουργήστε και χρησιμοποιήστε πρότυπα στα Έγγραφα Google
Τα πρότυπα των Εγγράφων Google παρέχουν ένα σκαλοπάτι για την εργασία σας. Είτε γράφετε μια επαγγελματική επιστολή είτε δημιουργείτε μια αναφορά πωλήσεων για την επόμενη τριμηνιαία συνάντησή σας, τα πρότυπα των Εγγράφων Google μπορούν να απομακρύνουν το άγχος της αντιμετώπισης μιας κενή σελίδας. Με τα προσαρμοσμένα πρότυπα Εγγράφων Google, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο, να μειώσετε τις πιθανότητες να κάνετε λάθη και να δημιουργήσετε μια συνεπή δομή για τα επίσημα έγγραφά σας που μπορεί να ακολουθήσει η ομάδα σας.
Ευχόμαστε η Google να ανοίξει την πρόσβαση στη λειτουργία προσαρμοσμένου προτύπου σε όλους τους χρήστες της. Η λύση που συμπεριλάβαμε σε αυτόν τον οδηγό λειτουργεί, αλλά δεν είναι ιδανική. Ωστόσο, έχουμε κολλήσει σε αυτή τη μέθοδο μέχρι να το αποφασίσει η εταιρεία. Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις άλλες δυνατότητες των Εγγράφων Google, όπως η δημιουργία και η εισαγωγή υπογραφών, η προσθήκη αριθμών σελίδων και πολλά άλλα, ανατρέξτε στο άρθρο μας σχετικά με τις συμβουλές και τα κόλπα των Εγγράφων Google.