Η NOVA ανάδοχος για την αποθήκευση των φυσικών αρχείων του κράτους

• Γ
  
  ράφει η Μαρία Μόσχου
  

H

NOVA

καλείται να βάλει σε τάξη τα αρχεία των δημοσίων φορέων. Πρόκειται για ακόμα ένα έργο του Ταμείου Ανάκαμψης με προϋπολογισμό περίπου 40 εκατ. ευρώ που μπαίνει σε τροχιά υλοποίησης καθώς η Κοινωνία της Πληροφορίας επέλεξε ανάδοχο.

Το … χάος που είχαν δημιουργήσει σε δημοσίους οργανισμούς τα αρχεία με φακέλους και κούτες πεταμένες άναρχα ανάμεσα σε αίθουσες που υποδέχονται πολίτες ή σε υπόγεια που κάνουν απαγορευτική την ανάκτησή τους θα εξομαλύνει έργο του Ταμείου Ανάκαμψης με τίτλο: «Ασφαλής αποθήκευση φυσικών αρχείων του δημόσιου και ευρύτερου δημόσιου τομέα» όπου προσωρινός

ανάδοχος

επελέγη από την ΚτΠ η NOVA.

Η Κοινωνία της Πληροφορίας ανέδειξε προσωρινό ανάδοχο του έργου αντί του συνολικού ποσού των  32.225.607,20 €, μη περιλαμβανομένου ΦΠΑ 24%, (αξία με ΦΠΑ: 39.959.752,93 €, ΦΠΑ: 7.734.145,73 €) και μη περιλαμβανομένου του δικαιώματος προαίρεσης αύξησης του φυσικού αντικειμένου, την εταιρείας «NOVATELECOMMUNICATIONS & MEDIA ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ A.E.».

24 μήνες

Το έργο θα ολοκληρωθεί από τον Ανάδοχο εντός είκοσι τεσσάρων (24) μηνών από την υπογραφή της Σύμβασης.

Ο Ανάδοχος θα προσφέρει τις υπηρεσίες του στην έδρα και τις εγκαταστάσεις του, στην έδρα της ΚτΠ ΜΑΕ ή του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και όπου αλλού απαιτείται από τις ειδικές ανάγκες της Σύμβασης, εντός Ελλάδας.

Το έργο αφορά στην παροχή υπηρεσιών εγκιβωτισμού, καταγραφής, μεταφοράς, ασφαλούς φύλαξης και διαχείρισης αρχείου δημοσίων φορέων του Δημοσίου, Γενικής και Κεντρικής Κυβέρνησης καθώς και ΟΤΑ α και β βαθμού.

Πρόκειται για περίπου 1.440.000 κιβώτια που αναλογούν σε περίπου 65.000.000 αρχεία ή σε 5.760.000 φακέλους φορέων του δημοσίου.

Το προς φύλαξη αρχείο, θα παραλαμβάνεται, τμηματικά από τους χώρους των δημοσίων φορέων όπου βρίσκεται σήμερα κατόπιν σχετικού αιτήματος του Δημόσιου Φορέα και θα μεταφέρεται για φύλαξη και διαχείριση στις εγκαταστάσεις του αναδόχου, για χρονικό διάστημα έως 2 έτη.

Όπως σημειώνεται στη προκήρυξη η καλύτερη πρόσβαση στα αρχεία αναμένεται θα οδηγήσει σε σημαντική εξοικονόμηση κόστους και στην απελευθέρωση πόρων.

Στο αντικείμενο του έργου περιλαμβάνεται αναλυτικότερα, η μελέτη Εφαρμογής που περιλαμβάνει την εκπόνηση μελέτης για την μεθοδολογία εκτέλεσης – αρχειοθέτησης του αρχείου, διασφάλισης της ποιότητας του έργου καθώς και διαστασιοποίησης των φορέων (σε συνεργασία με τα Γενικά Αρχεία του Κράτους), η ανάπτυξη πλατφόρμας και η ψηφιοποίηση.

Περιγραφή της σύμβασης:

3. Διάσωση και διαφύλαξη του πολύτιμου αρχειακού υλικού από φυσικές καταστροφές και από τη φθορά του χρόνου.
4. Μείωση λειτουργικού κόστους αναπαραγωγής της πληροφορίας από πρωτότυπο υλικό, χωρίς ταυτόχρονα τον κίνδυνο καταστροφής του.
5. Καλύτερη εξυπηρέτηση των συναλλασσόμενων με καλύτερο έλεγχο και ταχύτερη διεκπεραίωση στη διακίνηση της πληροφορίας μέσω αυτοματοποιημένων συστημάτων αναζήτησης, ανάκλησης και επεξεργασίας που βελτιστοποιεί τις κλασσικές χειροκίνητες μεθόδους.
6. Αποτελεσματικότερη ανταλλαγή πληροφοριών με άλλους φορείς με ανάλογο αντικείμενο καθώς και με υπηρεσίες του εξωτερικού.

Αντικείμενο

Το αντικείμενο του έργου αφορά την παροχή Υπηρεσιών Εγκιβωτισμού, Καταγραφής,  Μεταφοράς, Ασφαλούς Φύλαξης και Ασφαλούς Διαχείρισης Αρχείου Δημοσίων  Φορέων. Το προς φύλαξη αρχείο, θα παραλαμβάνεται, τμηματικά από τους χώρους των  δημοσίων φορέων όπου βρίσκεται σήμερα, και θα μεταφέρεται για φύλαξη και διαχείριση στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου.

Ο συνολικός όγκος αρχείου που αναμένεται να εγκιβωτιστεί, και να φυλαχθεί για χρονικό  διάστημα έως τρία (3) έτη εκτιμάται σε ένα εκατομμύριο τετρακόσιες σαράντα χιλιάδες  (1.440.000) κιβώτια. Στο αντικείμενο του έργου περιλαμβάνεται :

• Μελέτη Εφαρμογής. Η μελέτη Εφαρμογής που περιλαμβάνει την εκπόνηση μελέτης για την μεθοδολογία εκτέλεσης – αρχειοθέτησης του αρχείου, διασφάλισης της ποιότητας του έργου καθώς και διαστασιοποίησης των φορέων.
• Ανάπτυξη πλατφόρμαςγια την Υποστήριξη των Φορέων της Δημόσιας Διοίκησης για την Εφαρμογή της ασφαλούς Αρχειοφύλαξης .
• Υπηρεσίες εκπαίδευσης
• Υπηρεσίες διαστασιοποίησης και Ποσοτικής Καταγραφής αρχείου φορέων
• Υπηρεσίες Εγκιβωτισμού, Παραλαβής και Μεταφοράς αρχειακού κιβωτίου στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου
• Υπηρεσίες Καταγραφής στις εγκαταστάσεις του αναδόχου και καταχώρηση σε ηλεκτρονική πλατφόρμα
• Ασφαλής φύλαξη και ασφαλής διαχείριση εγκιβωτισμένου αρχείου για τρία (3) έτη
• Υπηρεσίες καταστροφής αρχείου
• Ψηφιοποίηση αρχείου μεγέθους Α0-Α1-Α2 (περιλαμβάνονται έως 3 μεταδεδομένα)
• Ψηφιοποίηση αρχείου μεγέθους Α3-Α4-Α5 (περιλαμβάνονται έως 3 μεταδεδομένα)
• Υπηρεσίες Μεταφοράς σε χώρους τρίτων