Πώς να δημιουργήσετε έναν αυτοματισμό Slack
Ακόμη και με τον έντονο ανταγωνισμό από ομάδες όπως το
Microsoft
Teams, η δημοτικότητα του Slack παραμένει ανέπαφη μεταξύ των νεοφυών επιχειρήσεων, των μικρών επιχειρήσεων και των οργανισμών. Ένας από τους λόγους για την υψηλή αποδοχή του Slack είναι το ενσωματωμένο Workflow Builder. Το Slack σάς επιτρέπει να αυτοματοποιείτε τις εργασίες ρουτίνας για να εξοικονομείτε ώρες παραγωγικότητας εν κινήσει. Μπορείτε είτε να ξεκινήσετε από την αρχή είτε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα πρότυπα για να δημιουργήσετε έναν αυτοματισμό Slack.
Το Workflow Builder είναι διαθέσιμο μόνο σε συνδρομές επί πληρωμή. Αφού έχετε ένα σχετικό σχέδιο, όλα τα μέλη μπορούν να δημιουργήσουν ροές εργασίας και είναι διαθέσιμες σε όλους, συμπεριλαμβανομένων των επισκεπτών της ομάδας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εφαρμογές επιτραπέζιου υπολογιστή της εταιρείας ή τον ιστό Slack στο κορυφαίο Chromebook για να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας.
Τι είναι το Workflow Builder στο Slack;
Εάν έχετε χρησιμοποιήσει την υπηρεσία IFTTT (If This Then That), θα είστε στο σπίτι με το Workflow Builder της Slack. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας που εκτελεί ένα σύνολο εντολών βάσει των συνθηκών που έχουν οριστεί. Είναι όλα αυτοματοποιημένα και λειτουργεί στο παρασκήνιο χωρίς τη δική σας συμβολή.
Για παράδειγμα, όταν κάποιος συμμετέχει σε ένα κανάλι, μπορείτε να ρυθμίσετε το Slack να δημοσιεύει ένα GIF καλωσορίσματος και να μοιράζεται σημαντικά έγγραφα. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε μια καθημερινή υπενθύμιση για την ομάδα σας για να μοιράζεται την πρόοδο του έργου της. Εάν χρησιμοποιείτε πρόγραμμα Slack επί πληρωμή, συνιστούμε να αφιερώσετε χρόνο στο Workflow Builder για να αξιοποιήσετε στο έπακρο.
Χρησιμοποιήστε το Workflow Builder για να αυτοματοποιήσετε εργασίες στο Slack
Η δημιουργία μιας αυτοματοποιημένης ροής εργασίας στο Slack δεν απαιτεί επιστήμη πυραύλων. Με μερικά κλικ, η ροή εργασιών σας είναι έτοιμη για δημοσίευση στο κανάλι.
Πώς να δημιουργήσετε μια νέα ροή εργασίας
-
Ανοιξε
Χαλαρότητα
στην επιφάνεια εργασίας σας και επιλέξτε μια ομάδα. -
Κάντε κλικ στο όνομα της ομάδας στο επάνω μέρος και αναπτύξτε το
Εργαλεία
. -
Επιλέγω
Εργαλείο δημιουργίας ροής εργασιών
. -
Κάντε κλικ
Δημιουργία ροής εργασίας
στην κορυφή.
-
Επιλέγω
Δείτε όλα τα πρότυπα
για να ελέγξετε κάποιες έτοιμες προς χρήση επιλογές. Ρίξτε μια ματιά στο όνομα του προτύπου, την περίπτωση χρήσης και μια σύντομη περιγραφή.
Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε από το μηδέν. Έχετε πολλές επιλογές για να διαλέξετε:
-
Από έναν σύνδεσμο στο Slack:
Το Slack δημιουργεί έναν σύνδεσμο όταν δημοσιεύετε τη ροή εργασίας. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να βρουν τον σύνδεσμο ροής εργασιών σας στην αναζήτηση ή χρησιμοποιώντας μια εντολή /Slash. -
Σε πρόγραμμα:
Παρόλο που το Slack διαθέτει σύστημα υπενθύμισης, είναι βασικό και οι ισχυροί χρήστες μπορεί να θέλουν περισσότερα. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να ξεκινήσετε τη ροή εργασίας σας σε μια καθορισμένη ημερομηνία και ώρα. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε τη συχνότητα να επαναλαμβάνεται αυτόματα. -
Όταν χρησιμοποιείται μια αντίδραση emoji:
Είναι ένας τακτοποιημένος αυτοματισμός που εξοικονομεί χρόνο για να ολοκληρώσετε εργασίες ή να κάνετε σχετικές ερωτήσεις με μια αντίδραση emoji. Μπορείτε να αντιστοιχίσετε ένα συγκεκριμένο emoji σε ένα κανάλι Slack και να ενεργοποιήσετε μια ροή εργασίας με μια αντίδραση emoji. -
Όταν ένα άτομο συμμετέχει σε ένα κανάλι:
Η επιλογή απλοποιεί τη διαδικασία ενσωμάτωσης για νέα μέλη. Όταν ένα άτομο συμμετέχει στο κανάλι Slack, μπορείτε να μοιραστείτε αυτόματα ένα μήνυμα χαιρετισμού και να εξηγήσετε σημαντικά πράγματα για την εταιρεία. -
Από ένα webhook:
Αυτή η ροή εργασίας ξεκινά όταν μια εφαρμογή τρίτου μέρους στέλνει ένα αίτημα ιστού σε μια διεύθυνση URL. Ο αυτοματισμός χρησιμοποιεί τα δεδομένα από το αίτημα Ιστού σε άλλα βήματα της ροής εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενεργοποιήσετε ένα νέο μήνυμα πώλησης όταν λάβετε έναν νέο πελάτη στο Shopify. Απευθύνεται κυρίως σε προχωρημένους χρήστες.
Πώς να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας όταν ένα άτομο συμμετέχει σε ένα κανάλι.
- Επιλέξτε ένα σχετικό κανάλι.
-
Επιλέγω
Να συνεχίσει
.
- Επιλέξτε το όνομα της ροής εργασίας στο επάνω μέρος, δώστε του ένα όνομα, προσθέστε μια περιγραφή και εισαγάγετε μια εικόνα. Συνιστούμε να συμπληρώσετε αυτές τις λεπτομέρειες, ώστε να είναι εύκολο για εσάς και τα μέλη της ομάδας να ελέγξετε τη ροή εργασίας.
-
Ελέγξτε την προεπισκόπηση ροής εργασίας στο κάτω μέρος και κάντε κλικ
Αποθηκεύσετε
.
-
Επιλέξτε τα βήματά σας από την πλαϊνή γραμμή. Μπορείτε να μοιραστείτε μια φόρμα για να συλλέξετε περισσότερες πληροφορίες, να στείλετε ένα μήνυμα με έναν σύνδεσμο στα Έγγραφα
Google
, να μοιραστείτε έναν σύνδεσμο Calendly για να ρυθμίσετε μια σύσκεψη, να προσθέσετε ένα μέλος ομάδας στο υπολογιστικό φύλλο των Φύλλων Google, να δημιουργήσετε μια σύσκεψη
Zoom
ή να μοιραστείτε ένα GIF καλωσορίσματος μέσω Giphy.
-
Προσθέστε πολλά βήματα για να ολοκληρώσετε τη ροή εργασίας. Κάντε κλικ στο
μενού με τρεις κουκκίδες
στα δεξιά του κουμπιού Δημοσίευση και ανοίξτε
Ρυθμίσεις
.
-
Κάντε κλικ
Επεξεργασία
για να διαχειριστείτε τα δικαιώματα αυτοματισμού Slack. -
Όταν τελειώσετε, επιλέξτε
Δημοσιεύω
.
Για να ελέγξετε τις ροές εργασίας σας, μεταβείτε στο
Εργαλεία
>
Εργαλείο δημιουργίας ροής εργασιών
>
Ροές εργασιών
.
Παραδείγματα αυτοματισμού Slack
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για να ξεκινήσετε με το Slack Workflow Builder.
- Προγραμματίστε ένα μηνιαίο μήνυμα για να λαμβάνετε δεδομένα πωλήσεων από την ομάδα.
- Μοιραστείτε έναν σύνδεσμο των Εγγράφων Google που περιέχει τα στοιχεία της εταιρείας όταν ένα νέο μέλος εγγραφεί στο κανάλι μάρκετινγκ.
- Όταν κάποιος ρωτά για διακοπές, αντιδράστε με ένα emoji που ζητά από το άτομο να ελέγξει τον ιστότοπο της εταιρείας ή να αναθέσει σε ένα HR για να επικοινωνήσει τις επόμενες τρεις ώρες.
Οι πιθανότητες είναι ατελείωτες. Εναπόκειται σε εσάς να βελτιώσετε τη ροή εργασίας σας στο Slack.
Αποκτήστε το καλύτερο από το Slack
Το Slack λειτουργεί καλά με εφαρμογές και εργαλεία τρίτων όπως το Google Calendar, το Zoom, το Dropbox, το Asana, το Airtable και το Trello. Μπορείτε να ενσωματώσετε αυτές τις εφαρμογές στο κανάλι σας Slack για να βελτιστοποιήσετε την επικοινωνία της ομάδας. Ελέγξτε την αποκλειστική μας ανάρτηση για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις κορυφαίες ενσωματώσεις Slack για να βελτιώσετε τη ροή εργασίας σας.
Οι συνεχείς ειδοποιήσεις Slack κατά τις ώρες εργασίας μπορεί να διαταράξουν τη ροή σας και να εκτροχιάσουν την έξοδο. Εξετάστε το ενδεχόμενο σίγασης άσχετων καναλιών Slack στον επιτραπέζιο υπολογιστή και στο κινητό σας.
