Συνήθως απαιτούνται συναντήσεις κάποιας περιγραφής για να διατηρηθεί η σωστή λειτουργία των εταιρειών, των οργανισμών, ακόμη και των οικογενειών — αλλά η προσπάθεια να βρεις παράθυρα χρόνου σε έναν όλο και πιο πολυάσχολο κόσμο μπορεί να είναι μια πρόκληση. Καθώς ο αριθμός των ατόμων που αναμένεται να παρευρεθούν στη συνάντηση αυξάνεται, τόσο αυξάνεται η δυσκολία να επιλέξετε μια στιγμή που όλοι είναι ελεύθεροι. Περισσότεροι από εμάς επιστρέφουμε στο γραφείο από οποιαδήποτε άλλη φορά τα τελευταία τρία χρόνια, και περισσότεροι από εμάς συναντιόμαστε.
Ωστόσο, όπως συμβαίνει με πολλά άλλα στη ζωή, οι εφαρμογές σας είναι εδώ για να σας βοηθήσουν: Θα βρείτε εργαλεία σε πολλές από τις δημοφιλείς εφαρμογές ημερολογίου, καθώς και ειδικά αυτόνομα βοηθητικά προγράμματα, που είναι αφιερωμένα στο να σας βοηθήσουν να βεβαιωθείτε ότι βρίσκετε έναν χρόνο που να λειτουργεί για όλους. Ίσως να μην είστε σε θέση να εγγυηθείτε ότι η συνάντηση θα αξίζει τον κόπο, αλλά μπορείτε τουλάχιστον να βεβαιωθείτε ότι θα συμβεί. Ως πρόσθετο πλεονέκτημα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε απαρατήρητες λειτουργίες σε εφαρμογές που έχετε ήδη για να προγραμματίσετε πράγματα.
Gmail
Πολλές συσκέψεις κανονίζονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εάν συμμετέχετε σε μια συζήτηση σχετικά με μια σύσκεψη στο Gmail, τότε μπορείτε να ενημερώσετε όλους τους άλλους στη συνομιλία πότε είστε πραγματικά διαθέσιμοι. Όταν συνθέτετε ένα νέο μήνυμα στο Gmail στον ιστό, κάντε κλικ στις τρεις τελείες κάτω στο κάτω μέρος του παραθύρου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ορίστε μια ώρα συνάντησης και Προσφέρετε ώρες που είστε ελεύθεροι.
Ένα νέο πλαίσιο ανοίγει στα δεξιά—κάντε κλικ και σύρετε πάνω από τις περιοχές του ημερολογίου σας όπου είστε διαθέσιμοι. Μπορείτε να καθορίσετε τη διάρκεια της σύσκεψης και να προσθέσετε νέες ημερομηνίες σε αυτές που έχετε ήδη δώσει, χρησιμοποιώντας τις παρακάτω επιλογές. Κάντε κλικ Επόμενοπροσθέστε τυχόν απαραίτητες σημειώσεις ή λεπτομέρειες σχετικά με την τοποθεσία και επιλέξτε Προσθήκη στο email.
Στη συνέχεια, οι χρόνοι που έχετε επιλέξει ενσωματώνονται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και ο παραλήπτης του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να κάνει κλικ σε μια υποδοχή για να ρυθμίσει τη σύσκεψη στο Ημερολόγιο Google. Προς το παρόν, λειτουργεί μόνο για συναντήσεις ένας προς έναν – εάν στη συνομιλία μέσω email συμμετέχουν πολλά άτομα, μόνο ένα άτομο μπορεί να κάνει κλικ σε μια υποδοχή και να ορίσει μια ώρα συνάντησης.
Ημερολόγιο Google
Το Ημερολόγιο Google διαθέτει επίσης τη δική του λειτουργικότητα για να βρίσκετε όλους στην ίδια σελίδα, όσον αφορά τις συναντήσεις. Για να λειτουργήσει αυτό, οι άλλοι συμμετέχοντες στη σύσκεψη πρέπει να έχουν μοιραστεί τα ημερολόγιά τους μαζί σας ή πρέπει να ανήκουν στον ίδιο οργανισμό με εσάς, όλοι εκτελώντας τη σουίτα λογισμικού της Google.
Όταν δημιουργείτε μια εκδήλωση στον ιστό, προσθέστε τους προσκεκλημένους που συμμετέχουν στο σχετικό πεδίο και, στη συνέχεια, ανοίξτε το Βρείτε ένα χρόνο αυτί. Εδώ μπορείτε να δείτε κουλοχέρηδες τις επόμενες ημέρες, όταν όλοι έχουν ελεύθερο χρόνο, τουλάχιστον σύμφωνα με τα Ημερολόγια Google τους—στα δεξιά, μπορείτε να επιτρέψετε στους επισκέπτες να τροποποιήσουν την εκδήλωση και να προσκαλέσουν άλλα άτομα.
Το Ημερολόγιο Google θα εμφανίσει ακόμη και μερικές προτεινόμενες ώρες κατά τις οποίες υπάρχουν κενά στα ημερολόγια όλων των πιθανών συμμετεχόντων. Στη συνέχεια, μπορείτε να συνεχίσετε να δημιουργείτε την εκδήλωση κανονικά, χρησιμοποιώντας τα κοινόχρηστα ημερολόγια ως οδηγό και, στη συνέχεια, τα άτομα που έχετε προσκαλέσει μπορούν να επιβεβαιώσουν τη συμμετοχή τους.
Αποψη
Το Microsoft Outlook για Windows συνοδεύεται από έναν ενσωματωμένο βοηθό προγραμματισμού: Επιλέξτε Νέα Συνάντηση από το Σπίτι καρτέλα στο στοιχείο ημερολογίου της εφαρμογής και θα το δείτε Βοηθός προγραμματισμού είναι μία από τις καρτέλες μενού στο νέο παράθυρο που εμφανίζεται. Θα εμφανίζει τη διαθεσιμότητα ημερολογίου για όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη, αν και αυτό λειτουργεί μόνο εάν ανήκουν στον οργανισμό σας.
Μπορείτε να αναζητήσετε δωρεάν κουλοχέρηδες χειροκίνητα ή να χρησιμοποιήσετε το Αυτόματη επιλογή επιλογή στη γραμμή μενού στο επάνω μέρος για να ζητήσετε από το λογισμικό να κάνει κάποιες προτάσεις για εσάς. Μπορείτε επίσης να κάνετε διάκριση μεταξύ υποχρεωτικών και προαιρετικών συμμετεχόντων—εκείνους που πρέπει οπωσδήποτε να είναι παρόντες και εκείνων που δεν έχουν—και ακόμη και να αναζητήσετε δωρεάν δωμάτια στον οργανισμό σας ταυτόχρονα.
Αυτό λειτουργεί και στο Outlook στον ιστό, αν και δεν είναι τόσο ολοκληρωμένο: Δημιουργήστε μια νέα σύσκεψη, προσκαλέστε έναν ή περισσότερους συμμετέχοντες και το λογισμικό κάνει μερικές προτάσεις σχετικά με τις ελεύθερες ώρες κατά τις οποίες μπορούν να συγκεντρωθούν όλοι. Κάνε κλικ στο Προτιμήσεις κουμπί που εμφανίζεται στα δεξιά για να είστε πιο συγκεκριμένοι σχετικά με το πότε θα θέλατε να είναι η συνάντηση και πόσο πιθανό είναι να διαρκέσει.
Ειδικές εφαρμογές
Εάν θέλετε έναν απλό τρόπο να ρωτήσετε τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη σχετικά με τη διαθεσιμότητά τους, δοκιμάστε Γράφω άσκοπα. Τα βασικά είναι δωρεάν —δεν χρειάζεται καν να εγγραφείτε λογαριασμό—και απλώς καθορίστε μια λίστα με πιθανούς κουλοχέρηδες, στη συνέχεια στείλτε προσκλήσεις μέσω email και ζητήστε από τους ανθρώπους να ψηφίσουν ποιος λειτουργεί καλύτερα. Είναι πολύ απλό στη χρήση, τα αποτελέσματα είναι εύκολο να παρακολουθηθούν και μπορείτε να αποκτήσετε πιο προηγμένα εργαλεία μέσω ενός προγράμματος επί πληρωμή.
Σύντροφος είναι μια άλλη επιλογή freemium και είναι λίγο πιο εξελιγμένη από το Doodle—το οποίο μπορεί να είναι αυτό που αναζητάτε ή να μην είναι αυτό που αναζητάτε. Είναι εύκολο να ενσωματώσετε την υπηρεσία με τα υπάρχοντα ημερολόγιά σας και υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να οργανώνετε συσκέψεις: Μπορείτε να της προωθήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ρωτούν για τη διαθεσιμότητά σας για έλεγχο σε σχέση με το ημερολόγιό σας, μπορείτε να δημιουργήσετε σελίδες όπου οι χρήστες ψηφίζουν σε διαφορετικά χρονικά διαστήματα , και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Sidekick AI για να αναζητήσετε στιγμές κατά τις οποίες το ημερολόγιο όλων ταιριάζει.
Μας αρέσει επίσης SimplyMeet.me, το οποίο επιτρέπει στους χρήστες να οργανώνουν έως και 500 συσκέψεις το μήνα προτού πληρώσουν για την υπηρεσία—τόσο αρκετά για τις ανάγκες των περισσότερων ανθρώπων, αναμένουμε. Μπορείτε εύκολα να ρυθμίσετε τους τύπους συσκέψεων για τις οποίες είστε διαθέσιμοι και τους δωρεάν κουλοχέρηδες που έχετε και, στη συνέχεια, το SimplyMeet.me χειρίζεται οτιδήποτε άλλο. Επιπλέον, ενσωματώνεται άψογα με μια σειρά από εφαρμογές ημερολογίου και τηλεδιάσκεψης.
